2002/05/17 春のオープンガーデン祭反省会議事録

春のオープンガーデン祭反省会・議事録

2002・5・17 伊豆ガーデニングクラブ

 

5月17日、伊豆高原管理事務所において反省会を行った。出席14名。

 

1.     準備・告知

1/23                各庭へ資料掲載内容変更確認

                6庭が今年脱退もしくは休止、6庭が新規参加。結果19庭参加。

2/15                オープンガーデン部会開催

3/7           各メデイア宛て<OPG祭開催案内>発送

3/17                資料原稿・地図完成(地図は今回前田さんが全部手書きした)

4/9           市役所印刷作業

4/10すぎ        各庭・関係先・メデイア宛て資料配布、案内ハガキ発送

                中央メデイア、地元メデイア、過去の問合せリスト、現・旧会員

4/25                オープンガーデン部会 当日実行打合せ

 

2.     当日ご案内実績

 

5/10

5/11

バス・会員車

29人

9人

38人

マイカー

2

27

29

合計

31

36

67

 

  01/春:レンタカー18名、先方車28名 計46名

  01/秋:バス22名、先方車24名 計46名  当日キャンセル11名あり

3.     収支

     収入

項目

人数・数量

単価

金額-円

バス・会員車

38

2700

102600

マイカー

29

400

11600

キャンセル料

1

2000

2000

「案内」売上

20

200

4000

合計

 

 

120200

 

     支出

項目

内容

金額

バス代

ニコー、24人乗り

49250

保険

80人×90円

7200

TEAS

67人×300円

20100

ガイド車

5台×2000円+8000円

18000

受付

8人×1000円+2人×2000円

12000

合計

 

106550

 

収支

 

 

 

+13650

 

注:実際にはこの他諸会合連絡費用、案内文書発送費用等約20000円が

発生しているが、それはOPG部会の連絡費用より充当する。

 

4.     次回金額案

・よそのオープンガーデンに比べ伊豆は極端に安い。ただし川奈までの運賃が高いので頂き難い。

・バス3000円、マイカー800~1000円でどうか。

・マイカー400円は赤字である。保険料とTEASのみ。

5.     開催時期

花の状態、連休、他の催し

  今年は特に花が早かったが、まあ連休後のこの時期がいいだろうとの大勢意見であっ

た。

  ゴルフと重なったのはまずかったが、なんとかクリアした。

6.     受付

締切・キャンセル料の設定

        ・よかった。キャンセルが激減した。

        ・キャンセル料は前日からと言わず、もっと前からとってはどうか。-告知が充分で

なく、なかなかそうは言えない。

              ・伊豆新聞の「週間行事」を見て直前に申込む人もおり、断れない。

場所、時間

        ・サンプラザより「事前に話して欲しい」と云われた。

        ・D2との分散の評価-特に11日のマイカーデイは分散でよかった。

     ・受付、集金に時間がかかり、出発が11時になった。改善の要あり。

・マイカーデイは集合時間を早めてもいいのではないか。

  受付・集金

        ・受付時点で集金する方がよい。

        ・受付係は腕章か何かする方がよい。初めての人には誰が誰だか判らない。

        ・受付のリーダーを決めておきたい。

・携帯の連絡が機能しなかった

・料金前納も、もっと検討したい課題である。

  配布物

              ・参加申込書の配布、回収がうまくいかなかった

・日付毎の来客リスト、グループ代表だけでなく全員のリストが必要である。

・領収書はあらかじめ相手名記入、控えを切り取れるようにしておきたい。

           ・終了時間の設定、記入も大事である。次の予定のある人がいる。

7.     案内

・後続車3台はよかった。4台以上は危険である。

              ・時間配分-スタートが遅れたこともあって、午前中の巡回が庭により重なった。時

間配分を考えるべき。

8.     各庭受入れ、TEAS

           ・雨中であったが、分散訪問でなんとか対処出来たのではないか

           ・「OPG歓迎」の張り紙を忘れた。やはりあった方がいい。

              ・一部の庭で苗即売を始めたが好評だった

・訪問庭数-7庭でちょうど良い。

・雨でもあり、後の床の掃除やトイレ借用が大変だった。

・案内途中にコンビニ・タイムを設けては?

・弁当を持たない人がいた-参加申込書の記述、配布の工夫、コンビニ・タイム

9.     チャリテイ

来訪者のお一人より(山地様・東京)、オープンガーデンの趣旨に賛同して3500円(7庭×500円)のチャリテイを寄せられた。

一般会計とは別に「チャリテイ基金」として保管したいと思います。

10.伊東市民病院ボランテイア参加の件

   伊東市民病院が市民ボランテイアを募集しており、伊豆ガーデニングクラブとして植栽

に協力してはどうかとの提案があった。

   どういう形の取組みになるかさっぱり不明なので、病院に質問を出す。

   今後はクラブの中に「ボランテイア部会」を設けて実践する形になるであろうが、あらた

めて会員全員に呼びかけを行う。

11.その他

              ・秋は花も無く祭りは無理である。春だけでよい。-多数意見

              ・長続きさせるには楽にやれることが大事である。無理のないようにやるべき。

 

以上